Проверка книжного фонда библиотеки. Как ее организовать?

Проверка осуществляется совместно с увольняющимся работником, а также в присутствии работника отдела комплектования и обработки центральной районной библиотеки.

Проверка фонда - сличение каждой единицы с документами индивидуального учета с целью установления наличия в фонде произведений печати и других материалов.

В ходе проверки выявляют:

• состояние учета,
• правильность исключения книг,
• задолженность,
• недочеты в работе по сохранности фонда.
• выявление документов, которые нуждаются в ремонте, реставрации и списании как устаревшие, непрофильные по содержанию

Проверка фонда способствует:

• восстановлению порядка в расстановке книг на полках,
• очищению фонда от ветхих и устаревших по содержанию книг, дублетной и непрофильной литературы.
• выявлению небрежного, невнимательного, халатного отношения к учету, сохранности и использованию фондов;
• раскрытию случаев разворовывания, если они имели место;

Проверка БФ производится: 

• при смене материально-ответственного лица (при смене руководителя библиотеки или заведующего структурным подразделением в котором есть фонд (читальный зал, абонемент, филиал и др.);
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
• в случае реорганизации или ликвидации библиотеки, стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

Проверка библиотечных фондов  осуществляется одним из способов проведения проверки (посредствам контрольных талонов, по инвентарным книгам) в следующие сроки:

• наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах - ежегодно;
• редчайшие фонды - один раз в три года;
• ценные фонды – один раз в пять лет;
• фонды библиотек до 100 тысяч  учетных единиц – один раз в пять лет;
• фонды библиотек от 100 до 200 тысяч учетных единиц – один раз в семь лет;
• фонды библиотек  от 200 тысяч до 1 миллиона учетных единиц – один раз в 10 лет;

Проверка библиотечного фонда  или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды, приравниваются к очередному сроку проверки.

Проверка завершается составлением акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий

Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией по сохранности или другим коллегиальным органом по фондам. На основании  решения акт о списании передается на утверждение.

Вся работа по проверке фонда осуществляется в три этапа:

• 1) подготовительная работа;
• 2) проверка фонда;
• 3) подведение итогов и оформление документально результатов сверки.

Подготовительная работа.

В случае необходимости за месяц до начала проверки в библиотеке вывешивают объявление о сроках ее начала и окончания, где обращаются к читателям с просьбой возвратить к началу проверки документы, задержанные свыше установленного срока. Проводят подготовительную работу с фондом: проверяют точность расстановки, расставляют возвращенные читателями или задержанные при обработке документы. Готовят бумагу для написания контрольных талонов, коробки для них, номерные разделители, цветные карандаши и т.д. Необходимо ведение ежедневного точного учета работы каждого участника проверки. 

Основные способы проверки фонда в нашей области

  Проверка БФ с помощью контрольных талонов.

  Проверка БФ с помощью инвентарной книги.

Выбор способа проверки зависит от условий работы библиотеки, вида расстановки и объема фонда.

Проверка БФ с помощью контрольных талонов.

Это наиболее распространенный способ проверки фонда. Суть его заключается в том, что на каждый экземпляр документа пишется талон размером в половину каталожной карточки.

Существует два варианта проверки фонда с помощью контрольных талонов.

1) талоны составляют по учетным документам, а потом сверяют с фондом на полках;

2) талоны пишутся непосредственно с документов (книги и др.), которые стоят на полках. На каждую книгу выписывают контрольный талон. В нем указывают инвентарный номер, фамилию автора или первое слово заглавия. Каждый талон вкладывают в книгу. Члены комиссии проверяют правильность записей.

После написания талонов на весь имеющийся фонд, пишутся талоны на документы выданные читателям (сведения берутся из читательских формуляров). На книги, выданные читателям или в передвижные библиотеки, талоны составляют по книжным формулярам и записям. На книгах, в читательских формулярах, в тетради книг передвижной библиотеки ставят отметку о проверке.

Контрольные талоны расставляют по инвентарным номерам. Проверку осуществляют путем сверки контрольных талонов с инвентарной книгой - против записи ставят отметку о проверке. По инвентарной книге составляют список недостающих книг.

Использованные контрольные талоны сохраняют к следующей проверке в той же последовательности, в которой они сверялись с учетным документом.

Проверка фонда с помощью инвентарной книги заключается в сверке каждой книги с записью в инвентарной книге. Проверку проводят два работника: первый - снимает с полок одну книгу за другой (или берет формуляры выданных книг) и называет их инвентарные номера. Второй - по этим номерам находит записи книг в инвентарной книге. Проводят сверку книг и записей. На книги ставят отметку о проверке, а в инвентарной книге в графе «Отметка о проверке библиотеки» проставляют условный знак («галочку»); отсутствие условного знака свидетельствует о том, что отдельные книги не обнаружены в фонде или среди выданных читателям .Сведения об отсутствующих изданиях находят в «Тетради регистрации карточек учетного каталога» и учетном каталоге, выписывают на специальный лист.

Итоги проверки оформляют актом определенной формы в 3-х экземплярах. В акте комиссия делает заключения о правильности организации хранения фонда в библиотеке, состоянии ведения его учета и выдачи, выполнении инструкций и распоряжений по этому вопросу, указывает на недостаток в экземплярах и общую их стоимость. Комиссия подает директору ЦБС документы по итогам проверки. Он определяет степень материальной ответственности виновников и утверждает акт. После утверждения первый экземпляр акта передается в отдел комплектования, второй - в бухгалтерию, а третий остается в библиотеке, или отделе библиотеки, фонд которого проверялся. После утверждения акта, невыявленные издания исключают, а сведения о них изымают из каталогов и картотек.

В случае необходимости по результатам проверки директор ЦБС издает приказ, в котором определяются мероприятия по устранению выявленных недостатков в организации учета, хранения и использования фонда, указывает конкретных виновников.

Примерный план проведения проверки книжного фонда (примерный)